Démarche suivie de l'idée d'externalisation au contrat

Validation du modèle économique

Avoir recours à une solution d’externalisation est semblable à l’adoption de tout nouveau processus. Les étapes initiales comprennent l’établissement d'une politique générale, la définition d’une liste de fonctions susceptibles d’être externalisées et la sélection de fournisseurs. Il peut être également nécessaire d’effectuer une analyse coûts-bénéfices pour comprendre la valeur du modèle d’externalisation ainsi qu'une analyse de risques (gestion des risques).
Un nombre croissant d’entreprises étudient le modèle d’externalisation pour voir s’il leur convient car suivre un effet de mode est à proscrire. Il peut valoir la peine de faire un projet-pilote pour une fonction importante, mais non fondamentale, afin d’évaluer l’externalisation avant de l’étendre à un nombre croissant de processus.
Certains cabinets spécialisés dans les études stratégiques publient régulièrement des statistiques sur les marchés et les tendances de l'externalisation par secteurs; ces informations peuvent être consultées utilement pour le responsable d'une telle démarche dans une entreprise pour prendre du recul et mûrir sa décision.

Confirmation du modèle dans le détail du contrat[modifier]

La mise en œuvre auprès d’un fournisseur de services est un processus complexe qui s'étudie sérieusement et donne lieu en général après des études de faisabilité, comportant des indicateurs de services mesurables et des matrices de responsabilités réciproques, à la rédaction d'une convention de services.
Du point de vue de la technique contractuelle, un conseil juridique s'avère indispensable pour examiner les points critiques du contrat à savoir :

• la définition du service attendu selon l'état de l'art, les spécifications techniques mesurables objectivement et pratiques pour être parfaitement appréhendées ;
• la définition du niveau de(s) performance(s) qui conditionnera les malus et bonus en termes de rémunération du prestataire ;
• la responsabilité des parties et les couvertures de transferts de risques (assurance, etc) suivant la grille de risques appliquée à l'opération d'externalisation ;
• la procédure de transfert de l'activité externalisée qui comprendra des audits et inventaires préalables validés ;
• les modalités permettant la continuité du service et de la performance (en cas de changement progressif, brutal d'activité voire en cas de crise) ;
• les modalités quant à la mise en oeuvre de la clause de réversibilité de l'externalisation (backsourcing) ;
• les procédures de contrôle de l'externalisation (suivi, audits).

Enfin, en termes de gestion de projet et alors que le contrat est désormais signé après un appel à la concurrence dont la négociation prendra du temps, toute externalisation réussie demandera une communication interne et externe parfaitement préparée et mise en oeuvre par les co-contractants pour éviter les blocages toujours possibles des parties prenantes (autres fournisseurs, clients, salariés, syndicats, tiers) en particulier en cas de délocalisation totale ou partielle.